Um dem Wandel der Zeit gerecht zu werden, muss auch die Gastronomie den Möglichkeiten der Digitalisierung einen Platz einräumen. Dies fand seinen Ursprung schon vor Langem in Hotels und später dann auch in den meisten Restaurants mit einem Reservierungstool. Doch sollten wir uns damit zufrieden geben?!
Digitales Projektmanagement als Lösung für den Alltag
Die Anforderungen für die alltäglich anfallenden Aufgaben sind meist klar definiert und werden oft auch gut durch das Personal umgesetzt. Aber was passiert wenn zusätzliche Aufgaben ausserhalb vom MEP und à la carte service aufkommen? Oft ist schnell gesagt -ja da muss ich dran denken- und nach der Serviceeinheit mit all ihren Herausforderungen, und wir wissen alle wie anstrengend ein völlig „normaler“ Service sein kann, der Gedanke an die Aufgabe weg oder schlicht man schiebt es auch noch vor sich her, weil – das hat ja noch Zeit.
Dies passiert in den meisten Läden jedem Serviceleiter, Restaurantleiter oder F&B Manager täglich und das ist ganz normal. Im schlimmsten Fall umgeht man das Problem temporär mit einer Zettellösung. Kurze kleine schnelle Notizen, die mal eben nur grob an das erinnern sollen, was noch ansteht. Sicherlich klappt das bei den kleinen Aufgaben ganz gut, aber was wenn man sich vielleicht ein paar Bemerkungen zu wenig notierte und dann nach 3 Tagen nicht mehr richtig weiß was man selber genau damit meinte…. Jetzt kommt der Horror ich muss mich wiederholt an die Person richten die mir den Auftrag gab. Das kommt natürlich gar nicht gut an, da in der Regel diese Aufgaben direkt vom Chef oder einem Vorgesetzten kommen. Zitate wie, -Das hatten wir doch besprochen- oder -können wir das morgen ansprechen- sind oft Auslöser, dass unsere Deadline immer näher rückt oder wir unsere Kompetenz etwas untergraben.
Hierfür gibt es jedoch ganz viele sehr gut geeignete Lösungen mit den sich alle Aufgaben verwalten und sortieren lassen.
Machen wir ein Beispiel: Sie sind mitten im Mittagsservice an einem Dienstag und ihr Vorgesetzter kommt an ihnen vorbei und sagt -Denken Sie bitte dran am für die Freitagsveranstaltung das Brautpaar nochmals wegen der Anlieferung der Dekoration zu kontaktieren. – Eigentlich ein ganz simpler Task. Jetzt haben Sie es gerade geschafft den Mittagsservice souverän abzuleisten, wollen sich ins Büro zurückziehen und in diesem Moment kommt einer der Servicemitarbeiter auf Sie zu und fragt nach dem korrekten Aufbau und Vorbereitung der Gruppenreservierung für den heutigen Abend. Sie stehen auf und begleiten ihn ins Restaurant. Sie geben die notwendigen Erläuterungen und packen durch ihre Hands-on Mentalität noch schnell mit an. Eine Stunde später kehren Sie zurück ins Büro. Gerade als Sie das Mailprgramm öffnen fällt Ihnen ein, dass sie unbedingt noch die Bestellung der Spirituosen erledigen müssen, das hatten Sie fast vergessen aber dank Ihres kleinen gelben Post-it am Bildschirm ist das kein Problem. Sie verlassen das Büro erneut und gehen ins Lager und schauen über den Bestand. Nachdem Sie alle notwendigen Spirituosen notiert haben und wieder an ihrem PC angekommen, schreiben Sie eine kurze Mail an den Lieferanten mit den benötigten Anzahl an Flaschen und präzisieren einen Liefertermin. Während sie auf senden klicken nehmen sie ein Pop-up im Mailprogramme war mit einer weiteren Kundenanfragen. Selbstverständlich schauen Sie kurz rein und denken diese Mail eben mal schnell beantworten zu müssen. Nach all dieser Zeit kommt eine Mitarbeiterin der Abendschicht zu Ihnen ins Büro und unterrichtete Sie, dass die Gruppe für den heutigen Abend schon angekommen ist, eine Stunde früher als geplant. Dies stellt kein Problem dar, es ist ja alles vorbereitet. Sie gehen fleißig in den Abendservice rein. Alles lief zu ihrer Zufriedenheit und gegen 23h00 ist die Gruppe am zahlen und sie klinken sich aus dem Service aus. Sie gehen nochmals ins Büro und schauen schnell nach den Zetteln rund um Ihren Bildschirm. Nach kurzer Überlegung ist eigentlich alles für morgen vorbereitet und sie verlassen nach getaner Arbeit zufrieden den Betrieb. Am nächsten Morgen treffen Sie auf den Chef der gerade neben Ihnen parkt und nach kurzer Begrüßung fragt er beiläufig wann die Anlieferung der Dekoration für Freitag sein wird. BÄNG Das haben sie doch glatt vergessen. Verlegen drucksen sie rum. Der Chef lässt sie stehen und sagt lediglich- dann aber heute und SIE kümmern sich persönlich um die Annahme der Dekoration- .
Nun stellen Sie sich vor in ihrem Betrieb würden die Führungskräfte mit einem Projektmanagementtool arbeiten. Digitalisiert, von überall abrufbar. Springen wir also zurück zum Mittagsservice.
Ihr Chef geht an Ihnen vorbei und sagt – Denken Sie bitte dran am für die Freitagsveranstaltung das Brautpaar nochmals wegen der Anlieferung der Dekoration zu kontaktieren. Ich habe ihnen das als Aufgabe im Board schon zugewiesen.- der Tag verläuft ganz normal wie oben beschrieben. Nun ersetzen wir den Ablauf im Büro. Sie haben noch tatkräftig den Service beim Mise en Place für den Abend unterstützt. Nun wieder im Büro angekommen öffnen sie ein Programm, in dem es eine komplette Übersicht aller noch zu erledigender Aufgaben gibt. Hier schauen sie in Ihren Bereich und lesen erneut den Task „Anlieferung Dekoration für diesen Freitag?“ Dieser wird ihnen sogar farblich hervorgehoben, da er mit einer Fälligkeit für heute versehen wurde. Sie nehmen den Hörer in die Hand und rufen an. Anlieferung Freitag 11h00. Sie notieren die Anlieferungszeit im Board. Der Tag nimmt wieder seinen Lauf. Abends wiederholen sie den Check des Boards anstelle von nochmal über eine Vielzahl von Post-it zu fliegen. Am nächsten Morgen auf dem Personalparkplatz sagt der Chef nach der kurzen Begrüßung zu Ihnen – übrigens die Annahme der Deko-lieferung kann gerne jemand aus der Verwaltung übernehmen dann brauche sie nicht extra morgens reinkommen. Die Veranstaltung wird ja sicherlich spät genug…. –
Soweit zu dem kleinen Beispiel. Es ist natürlich eine vereinfachte Darstellung der möglichen Nutzung. Die Aufgabenverteilung und kleinere Teilschritte können mit solchen Lösungen effizient gestaltet werden. Es erhalten so alle im Führungsteam einen gesamtheitlichen Eindruck über Vorgänge und Tasks im Betrieb. Ein weiterer Vorteil ist das wegfallen unnötiger langer Mailkonversationen zu diversen Themen, falls man sich nicht regelmäßig am Arbeitstag sieht.
All diese Veränderungen tragen zu einem strukturierteren Arbeitsumfeld und Betriebsklima bei.
Haben wir Ihr Interesse geweckt und genau Ihr Thema getroffen?